1.
KUN JE UITLEGGENWAT
P2P INHOUDT?
“P2P betekent letterlijk ‘van
aankoop tot betaling’. Ik trek
P2P graag breder, door ook het
moment dat voorafgaat aan de
aankoop erbij te betrekken. Juist
daar valt geld te verdienen. Start
je pas bij aankoop, dan heb je
de onderhandelingen immers al
afgesloten. In bedrijven wordt
vaak gewerkt met vaste leveran-
ciers, waarbij vaak niet scherp
op de prijs wordt gelet. Door
actief prijzen op te vragen en te
onderhandelen, kan vaak betere
kwaliteit voor veel minder geld
ingekocht worden. Een andere
mogelijkheid is juist de inkoop te
bundelen bij één leverancier en
korting te bedingen.”
2.
WAT IS ER ZO
INNOVATIEF AANHET
P2P-PROCES VAN EXACT?
“In P2P zit bij de meeste
organisaties een hoop
waste
; er
zijn doorgaans veel mensen bij
betrokken. Het proces begint
met een aanvraagformulier voor
een inkooporder, gevolgd door
goedkeuring door de budget-
houder. Nadat de order is
geplaatst, gaat het verder met
aflevering van de goederen of het
uitvoeren van een dienst. Daarna
gaat de inkoopfactuur naar de
administratie. Die controleert op
juistheid, regelt goedkeuring en
betaalt. Wij richten dit proces zo
lean
mogelijk in voor onze klan-
ten. We creëren zo veel mogelijk
waarde bij het eenvoudig en
zichtbaar maken van het proces.
Hierdoor wordt er veel tijd en
geld bespaard.”
3.
WAT LEVERT HET
AUTOMATISEREN VAN P2P
HETMKB OP?
“Iedere euro die je bespaart op
je uitgaven is directe winst. Vaak
weet men in organisaties pas dat
er iets besteld is, als de factuur
binnenkomt. In een gestruc-
tureerd proces kun je meteen
zien wat er besteld is en word
je niet verrast door financiële
verplichtingen. Je kunt sturen
op betalingstermijn en Synergy
cashflow, onze applicatie, maakt
alles zichtbaar. Deze app gebrui-
ken we natuurlijk bij Exact zelf
ook. Wij hebben 24 kantoren in
15 landen en ik kan iedere minuut
van de dag overal ter wereld alle
uitgaven zien. Als ik met mijn IT-
director samen zit, kan hij op een
dynamisch dashboard direct zien
hoe hoog die week zijn IT-kosten
zijn in Azië. Met de applicatie
kan hij daarna steeds verder
inzoomen op details. Als opvalt
Veel organisaties laten mogelijkheden liggen om fors te besparen op hun
inkoop, vertelt Edward Burgers, inkoopexpert bij Exact. Bedrijven die
hun Purchase to Pay-processen (P2P) structureren, kunnen procenten
bij hun winst optellen.
EDWARD BURGERS
FUNCTIE
Head of Global
Procurement, Exact
PASSIE
Het
creëren van procurement succes
in een competitieve internationale
omgeving
KRIJGT ENERGIE VAN
Resultaten halen en samenwerken
met mensen uit verschillende
landen met uiteenlopende
achtergronden
DIE JE BESPAART OP JE
UITGAVEN IS PURE WINST’
’IEDERE EURO
dat een Maleisisch datacentrum
aanzienlijk duurder is dan dat in
Amerika, kan daar een goede
reden voor zijn, bijvoorbeeld
omdat IT-diensten of -installaties
daar duurder zijn. Maar zodra je
onlogische dingen constateert,
kun je daarnaar handelen.”
4.
WELKE ANDERE
(KOSTEN)VOORDELEN
ZIJN TE BEHALEN?
“Je bespaart ook kosten omdat
je minder mensen nodig hebt die
inkoopboekingen doen. Als je
die besparing steekt in een goed
inkoopteam, verdien je dubbel.
In veel bedrijven gaat op de
ouderwetse manier nog veel
tijd verloren. Facturen gaan
per post of mail, enveloppen
moeten geopend worden, er
moet iemand bij gezocht worden
die kan beoordelen wat het is en
naar welke afdeling of vestiging
de factuur moet. Vervolgens
moet iemand melden dat de
machine geleverd is en kan
de factuur betaalbaar worden
gesteld. Bij onze P2P-oplossing
is aan het begin duidelijk hoe de
kosten geboekt moeten worden.
Er gaan geen opdrachten naar
leveranciers zonder akkoord van
de budgethouder. Achteraf krijg
je geen discussies wie wat
besteld heeft en straks betaalt.”
5.
HEB JE TIPS VOOR
BEDRIJVEN DIE HUN
P2P-TRAJECT OPNIEUW
WILLEN INRICHTEN?
“Maak de spelregels helder
en communiceer die goed.
Medewerkers vinden het prettig
om te weten wat wel en niet mag.
Zorg dat je leveranciersgegevens
op orde zijn. Hiermee kun je
fouten voorkomen en je wapent je
ook tegen spookfacturen. Verder
is het belangrijk dat aan de ach-
terkant de zaak geautomatiseerd
is met e-factureren. Nog een
tip: stel een top 20 van leveran-
ciers op. Bij de leveranciers die
het snelst groeien, zit vaak nog
ruimte om te onderhandelen
over de prijs. Bij het creëren van
dat soort inzichten maakt een
P2P-oplossing echt het verschil.”
'Als je de besparing steekt
in een
goed inkoopteam
,
verdien je dubbel'
VRAGEN OVER HET INKOOPPROCES? NEEM DAN CONTACT OP:
28
5 VRAGEN AAN
EDWARD BURGERS
29
