PAPIER
XML
gebruiken we een manier die heel
veel voordelen biedt: XML.”
Deze laatste stap is nog lang
niet in alle organisaties gezet,
en dat is vooral voor kleinere
bedrijven begrijpelijk. Toch kan
het geen kwaad om je eens in
te lezen. E-factureren, want daar
hebben we het over, heeft de
toekomst. Al is het maar omdat de
Nederlandse overheid het hevig
stimuleert.
Voor wie niet precies weet wat
e-factureren is, legt Marco van
Dijk, Senior Product Manager bij
Exact, het nog even uit: “E-factu-
reren is het sturen van een factuur
in UBL-formaat. UBL staat voor
Universal Business Language
.
Het houdt in dat je een gestruc-
tureerd XML-bestand stuurt, dat
aan allerlei afspraken voldoet.
Daardoor kan systeem A automa-
tisch de factuur van systeem B
uitlezen.” E-factureren is daarmee
wezenlijk anders dan digitaal
factureren, waarmee het mailen
van een factuur in pdf-formaat
wordt bedoeld – die dan alsnog
door mensen moet worden inge-
voerd in de administratie.
TALLOZE VOORDELEN
De Rijksoverheid stelt e-facture-
ren sinds 1 januari 2017 verplicht
bij nieuwe inkoopovereenkomsten.
Een woordvoerder van het
ministerie van Binnenlandse
Zaken laat weten: “Deze verplicht-
stelling is er mede gekomen op
verzoek van een aantal grote
branche- en werkgeversorganisa-
ties. De Rijksoverheid stimuleert
met de verplichtstelling het e-fac-
tureren in heel Nederland. Het
blijkt dat leveranciers die hierop
zijn overgegaan inmiddels zeer te-
vreden zijn.” Dat is niet zo vreemd,
want e-factureren biedt enorm
veel voordelen. De woordvoerder
somt er enkele op: “Allereerst is er
het kostenvoordeel. E-factureren
is goedkoper omdat je geen print-
en portokosten hoeft te betalen.
En omdat de papierstroom
achterwege blijft, is e-factureren
ook sneller. Verder is het ge-
makkelijker; de verwerking gaat
immers automatisch. Daardoor
is een e-factuur ook te volgen en
de herkomst altijd te herleiden.
Track-and-trace
dus.” Een ander
voordeel is dat het proces duur-
zamer is, omdat je geen papier
gebruikt. Ten slotte is e-factureren
een stuk nauwkeuriger, aangezien
er geen fouten door handmatige
verwerking kunnen optreden.
Marco van Dijk benadrukt
dat laatste voordeel: “Digitaal
factureren – het versturen van een
pdf dus – levert natuurlijk al een
kostenbesparing op: er is geen
postzegel nodig, er hoeft niet
geprint te worden et cetera. Maar
er moet nog steeds arbeid gele-
verd worden. De ontvanger moet
de pdf namelijk verwerken, en
soms dingen overtikken. Zo is ook
de foutgevoeligheid groter, want
gegevens moeten apart herkend
en verwerkt worden. Die nadelen
heeft e-factureren niet. E-factu-
reren is daardoor sneller, goedko-
per én minder foutgevoelig.”
Ook Peter Dickhoff onder-
vindt de genoemde voordelen in
de praktijk. “Om je een beeld te
geven: het aantal te verwerken
handelsfacturen steeg bij Medux
vorig jaar met 24 procent. Des-
ondanks konden we die enorme
stijging aan met hetzelfde aantal
mensen.
'Een e-factuur is te volgen
en de herkomst is te herleiden.
Track-and-trace dus'
D
e factuur. Je staat er
misschien niet elke
dag bij stil, maar dit
eenvoudige documentje
onderging de laatste jaren een
flinke transformatie. Peter
Dickhoff, Senior Financieel
Medewerker van welzijns-
organisatie Medux, schetst de
ontwikkeling die hij zag. “Vroeger
kreeg je papieren facturen per
post binnen, die je handmatig
moest inboeken in het crediteur-
eninkoopboek. Later – bij ons
gebeurde dat in 2009 – werd
het proces iets versneld dankzij
het inscannen van deze papieren
facturen. De volgende stap was
om facturen als pdf-bestand per
mail te sturen. En tegenwoordig
FUTUREPROOF
FACTUREREN
Naar schatting 15% van de
bedrijven past e-factureren toe.
Mkb’ers aarzelen nog wat, terwijl de
voordelen voor de verzender en de
ontvanger groot zijn. “Het is sneller,
goedkoper én minder foutgevoelig.”
31
30
ACHTERGROND
E-FACTUREREN
