“
No hands
accounting klinkt als toekomstmuziek, maar
is ook vandaag de dag al toe te passen. Begin klein, met
elektronisch factureren, of pak het groots aan met een volledig
automatische administratie. Jos Suijkens en Joost van Koot
schetsen de mogelijkheden en trends.
NO HANDS ACCOUNTING:
TRENDS EN TOEPAS
door facturen automatisch te verge-
lijken met bestellingen: is deze factuur
volgens afspraak? Zo ja, dan kun je de
betaling automatisch afhandelen. Is
het antwoord nee? Dan volgt stap 3:
het automatisch informeren van de
verantwoordelijke persoon binnen de
organisatie. Dat gebeurt via Exact Event
Manager direct in Exact Synergy, onze
managementtool voor werkprocessen.
Op deze manier kunnen we hele
processen automatiseren.”
machine learning
Nu ligt de focus bij
no hands
accounting nog op het automatiseren
van repetitieve processen; hande-
lingen die altijd hetzelfde verlopen.
Bij bijzonderheden komen er nog wel
handjes aan te pas. Ook dat gaat in de
toekomst veranderen, voorspelt
Principal Product Marketing Joost van
Koot. “Door kunstmatige intelligentie
en machine learning kan software
straks óók omgaan met uitzonde-
ringen. Banken passen zelflerende
applicaties al toe om bankfraude te
bestrijden. Post jij op Facebook dat je
een weekend in Groningen bent, maar
neem je tegelijk geld op in Panama?
Dan komt de bank in actie. Dat princi-
pe is niet nieuw, maar er komen steeds
meer variabelen bij die het proces
betrouwbaarder maken.”
banen
Inherent aan automatisering is dat
bepaalde mensen tijd overhouden
voor andere taken. Suijkens: “De nega-
tieve benadering is dat deze mensen
overbodig worden. De positieve bena-
dering is dat deze mensen zich kunnen
No hands
accounting is voor veel
mkb’ers nog een ver-van-mijn-bed-
show. Facturen ontvangen per post
en handmatig verwerken is voor velen
nog dagelijkse praktijk. “In de financi-
ële wereld leeft het onderwerp enorm,
maar bij andere bedrijven minder”,
merkt Senior business consultant
Jos Suijkens van Exact. “Als het gaat
om automatisering, focussen veel
bedrijven op hun primaire processen,
zoals logistiek. Logisch, want daarmee
kunnen ze direct waarde toevoegen
voor hun klanten. Het automatiseren
van financiële processen blijft vaak
nog achter, ook omdat bedrijven de
mogelijkheden nog niet kennen.”
tijdrovend
Je kunt
no hands
accounting in
allerlei gradaties implementeren,
zegt Suijkens. “Van facturen inlezen
tot het volledig automatiseren van je
administratie. Vooral processen met
veel volume en standaardhandelin-
gen lenen zich voor automatisering.
Controles zijn een belangrijke be-
heersmaatregel, maar kosten ook veel
tijd. Terwijl de uitkomst meestal is: het
klopt. Verwerk je 3.000 of meer in-
koopfacturen per jaar, dan kun je veel
winst behalen met automatisering. Je
bespaart tijd op invoerwerk en contro-
leert dan alleen nog uitzonderingen;
als een factuur niet overeenkomt met
de offerte bijvoorbeeld. Of als maan-
delijks terugkerende kosten ineens
hoger uitvallen dan normaal.”
tools
Als je een vraag kunt beantwoorden
met ja of nee, dan kun je hem auto-
matiseren. Suijkens: “Stap 1 is digitaal
factureren op basis van Universal
Business Language (UBL) 2.1 en auto-
matisch importeren in het boekhoud-
programma. Stap 2 is het automatiseren
van standaardcontroles. Bijvoorbeeld
Als financieel
professional ga je
data interpreteren
in plaats van
controleren”
INZICHT
& OVERZICHT
22
