hoe digitaal is exact? Geven jullie
als ontwikkelaar en leverancier
van businesssoftware het goede
voorbeeld?
Krap: “In eigen huis zijn we continu
bezig om alle handmatige activiteiten
onder de loep te nemen, daardoor is
de bulk van de handmatige transac-
ties inmiddels verdwenen. Door deze
hoge automatiseringsgraad kunnen
wij ons focussen op de uitzonde-
ringen om die vervolgens ook weer
verder weg te automatiseren.”
is het puur de techniek die bedrijven
verregaand verandert?
Krap: “De techniek is bij
No hands
accounting, ook wel robotic accoun-
ting, slechts een deel van het verhaal
en misschien wel niet eens het
moeilijkste deel.
No hands
accounting
hangt sterk samen met de inrichting
van de organisatie (mensen) en van
processen. De techniek is het sluit-
stuk en maakt het mogelijk.”
“Wat Exact betreft is het goed om er
een beetje historie bij te geven. We
zijn een wereldwijde organisatie, met
kantoren in zeventien landen. In het
verleden hadden de verschillende lo-
kale vestigingen de processen op hun
eigen manier ingericht. Als je op veel
verschillende locaties maar kleine
aantallen, niet gestandaardiseerde,
transacties uitvoert, heeft automati-
seren niet zo vreselijk veel zin.”
“Bij mijn aantreden in 2012
hebben we als thema geformuleerd
Centraliseren, Standaardiseren,
Automatiseren. Nu worden al onze
vestigingen bediend door een
backoffice-organisatie geconcen-
treerd op drie locaties: Delft, Kuala
Lumpur en in de Verenigde Staten.
Routinematige transacties worden
gecentraliseerd afgehandeld; de fac-
tuurverwerking bijvoorbeeld wordt
in zijn geheel vanuit Kuala Lumpur
“
E-facturatie helpt
de economie vooruit.
Het scheelt significant
tijd en geld”
zijn andere cfo’s net zo tech savvy
als onno krap?
Mottard: “Veel bedrijven halen de
no
brainers
eruit. Grote ondernemin-
gen zijn daarmee een jaar of vijf, zes
geleden begonnen en al een eind
op weg. Het midden- en kleinbedrijf
volgde zo’n drie jaar geleden. Maar
digitalisering is geen doel. Het gaat
om de vraag: hoe zet je digitalisering
in voor een versnelling van je organi-
satie? Robotisering kan een vliegwiel
zijn voor een efficiënte bedrijfsvoe-
ring. Maar efficiënt is niet gelijk aan
effectief. Het gaat daarnaast ook om
mensen in organisaties. We gaan er
vaak iets te makkelijk van uit dat de
mensen die er nu zitten, passen bij de
ontwikkelingen die gaande zijn. Maar
je kunt van katten geen honden ma-
ken. Misschien moet je voor bepaalde
mensen een andere bestemming zoe-
ken. Want het is niet zo dat als proces
A wordt geautomatiseerd, degene die
dat verrichtte B kan gaan doen. Som-
mige mensen evolueren, van anderen
moeten we afscheid nemen. Zo komt
er ruimte om andere profielen binnen
te halen.”
hoe helpt exact andere ondernemers
op het gebied van
no hands
accounting?
Krap: “Wij doen dat op veel verschil-
lende manieren. Om bij mijn eerdere
voorbeeld van ons
purchase to pay
-
proces te blijven: factureren is ouder
wets en toch sturen we elkaar nog
op grote schaal facturen. Dat komt
omdat het lastig blijkt dit te unifor-
meren. De Rijksoverheid verplicht
sinds kort al haar nieuwe leveran-
ciers om te factureren in UBL, voluit
Universal Business Language. Wie dat
niet gebruikt, doet geen zaken met de
overheid. Grote bedrijven verplichten
leveranciers vaak ook om op gestan-
daardiseerde wijze facturen aan te
verzorgd. Daarmee hebben we op die
locatie transactievolume gecreëerd.
Om dit te bereiken, hebben we van de
verschillende lokale inkoopprocessen
een wereldwijd
purchase to pay
-
proces gemaakt. Als een willekeurige
leverancier waar ook ter wereld een
factuur stuurt, wordt die volautoma-
tisch gelezen en gematcht met een
door de budgethouder geautoriseer-
de inkooporder. Tegelijkertijd werken
we er met onze leveranciers aan om
facturen zo veel mogelijk digitaal aan
te bieden, want ook dat leidt tot ver-
dere verbetering van ons proces. Zo’n
transformatie raakt de hele organisa-
tie en haar omgeving en heeft grote
impact op zowel mensen als proces-
sen. En zoals je in dit voorbeeld ziet,
komt de techniek pas aan het einde.”
“De ervaringen uit de inrichting van
ons
purchase to pay
proces hebben
we doorgetrokken naar de rest van de
financiële functie. Die is nu volledig
ingericht langs drie wereldwijde pro-
cesgroepen: In goed Engels:
purchase
to pay, order to cash
en
record to
report
. Voor elk van die processen
hebben we global process owners
benoemd die wereldwijd verantwoor-
delijk zijn voor een zo efficiënt en
effectief mogelijke inrichting van hun
processen.”
19
