21
applicaties. “In 2001 zijn we in zee
gegaan met Exact. De belangrijkste
diensten die we afnemen, zijn Exact
Globe en Exact Synergy”, licht Paape
toe. In het algemeen is Den Hartogh
zeer te spreken over de inmiddels
bijna 15 jaar lopende samenwerking
met Exact. “In vergelijking met
concurrenten heeft Exact een
scherpe prijs-kwaliteitverhouding
en de softwareprogramma’s zijn
gemakkelijk ommee te werken.”
internationale administratie
Den Hartogh is het levende bewijs
dat het voeren van een financiële
administratie en HR-beleid in
zoveel verschillende landen geen
gemakkelijke taak is. Alleen in
Nederland al voert Den Hartogh
13 verschillende administraties,
wereldwijd zijn het er meer
dan 50. Elk land kent specifieke
wet- en regelgeving rondom de
administratieve processen en dit
leidt tot talloze uitdagingen. Den
Hartogh koos voor verschillende
aanvullende applicaties en add-ons
op Exact Globe. “Zo gebruiken we in
Hongarije het programma Petty Cash
als aanvulling op Exact Globe om
aan de lokale wet- en regelgeving te
voldoen”, legt Savaş Ünal, applicatie-
en projectmanager uit. De relatie
tussen Exact en Den Hartogh gaat
zoals gezegd ver terug. “Het contact
is goed en meerdere malen per jaar
komen er Exact-mensen van de
salesafdeling en customer service
(Support) langs op ons hoofdkantoor.
Ik denk voor het mooie uitzicht”,
grapt Ünal. “Nee hoor, maar geregeld
overleg is goed. Net als in een goed
huwelijk is er ruimte om feedback
te geven. Kritiek moet kunnen; we
hebben bijvoorbeeld een bepaalde
administratieve tool van Exact
aangeschaft om te ondervangen
dat we steeds opnieuw dezelfde
nieuwe crediteur en debiteur in
verschillende administraties moeten
invoeren. Ondanks dat we vanaf het
begin mochten meedenken over het
product, voldoet het programma
nog niet optimaal. Maar goed,
een langlopende en goede relatie
betekent ook dat je met elkaar
meedenkt om oplossingen voor
problemen te vinden. En daar is
Exact hard mee bezig.”
tweemaal update
Den Hartogh wil eerst zeker weten
dat een module of nieuwe software
werkt voordat ze een nieuw product
of dienst gebruiken. Zo wacht men
momenteel op testen in Houston
van de financiële module van Exact
Online die binnenkort uitkomt. “Als
we tevreden zijn met de resultaten
van Exact Online en ze sluiten aan
op onze wensen, dan overwegen
we die ook in de paar landen waar
Exact Globe niet beschikbaar is
te laten draaien”, vertelt Ünal.
“Exact denkt met ons mee over
softwareoplossingen die uiteindelijk
onze totale internationale business
ondersteunen”, vult Paape aan.
Een ander voorbeeld van het
uitvoerig testen is de testprocedure
voor de updates die twee keer in
het jaar worden uitgevoerd op de
servers van Den Hartogh. Ünal: “De
eerste is in januari om de verloning
mogelijk te maken met de nieuwe
belastingregels en premies voor
dat jaar. En omdat er voortdurend
nieuwe ontwikkelingen en
oplossingen worden aangedragen
waar wij niet een jaar op willen
wachten, wordt in het midden van
het jaar, rond juni, de tweede update
uitgevoerd.”
“We zijn streng, want we willen te
allen tijde voorkomen dat onze
mensen niet de kwaliteit kunnen
leveren die onze klanten gewend
zijn. Dit betekent in de praktijk dat
de servers en software moeten
blijven draaien; 24/7. Daarom
gebruiken we alleen stabiele versies
die we ver vóór de dag van de
update uitvoerig testen. Op een
zaterdag wordt dan de software
geüpdatet, zodat er op zondag in
het Midden-Oosten weer gewerkt
kan worden. Exact staat altijd stand-
by en dat is een geruststellende
gedachte”, besluit Paape.
SAVAŞ ÜNAL
APPLICATIE- EN
PROJECTMANAGER
Net als in een goed
huwelijk is er ruimte
om feedback te
geven. Kritiek
moet kunnen.”
“
